K-Blätter und Angebotsprüfung.

Formale Vorgaben und Preisplausibilität

Zwei Fragen sind zu trennen

• Entspricht das Angebot den Vorgaben der Ausschreibung?
• Sind die Preise betriebswirtschaftlich erklär- und nachvollziehbar?

Ein fehlendes K-Blatt kann einen Angebotsmangel darstellen, obwohl der Preis plausibel ist. Umgekehrt kann ein formal vollständiges K-Blatt Ansätze enthalten, die im Rahmen der Preisprüfung nicht nachvollziehbar sind.

Für ausschreibungswidrige, fehlerhafte oder unvollständige Angebote ist insbesondere § 141 Abs 1 Z 7 BVergG 2018 maßgebend. Eine nicht plausible Zusammensetzung des Gesamtpreises kann nach vertiefter Angebotsprüfung zum Ausscheiden nach § 141 Abs 1 Z 3 führen.

Fehlende K-Blätter: behebbar oder unbehebbar?

Die Aussage, fehlende K-Blätter seien grundsätzlich behebbare Mängel, ist zu weit. Ebenso wenig führt jede Nichtvorlage automatisch zum Ausscheiden.

Entscheidend ist insbesondere,

• was die Ausschreibung verlangt;
• ob die Kalkulationsgrundlagen bei Ablauf der Angebotsfrist bereits feststanden;
• ob sie aus den übrigen Angebotsunterlagen eindeutig ableitbar sind und
• ob die Nachreichung eine nachträgliche Gestaltung der Kalkulation ermöglichen würde.

Eine Nachreichung kann zulässig sein, wenn sie lediglich eine bereits bei Angebotsabgabe eindeutig festgelegte Kalkulation dokumentiert und keinen Entscheidungsspielraum eröffnet.

In BVwG 2.9.2020, W187 2233221-2 wurde die Nichtvorlage bestimmter K7-Blätter als behebbar beurteilt. Auch fehlende Angaben im Angebotsschreiben konnten aus dem beigelegten K3-Blatt eindeutig abgeleitet werden.

Anders lag der Fall bei Regielohnzuschlägen, die aus dem K3-Blatt nicht hervorgingen und erst nach Angebotsöffnung hätten festgelegt werden können. Darin lag ein unbehebbarer Mangel. Der VwGH bestätigte, dass die Angebotskonformität anhand des objektiven Erklärungswerts der konkreten Ausschreibung zu beurteilen ist: VwGH 26.5.2023, Ra 2020/04/0147.

Auch das LVwG NÖ 12.5.2021, LVwG-VG-2/002-2021 beurteilte nach Angebotsöffnung erstellte K-Blätter als unbehebbaren Mangel. Eine spätere Erstellung kann dem Bieter ermöglichen, Kostenkomponenten nachträglich festzulegen und unplausible Ansätze erst nach Kenntnis seiner Wettbewerbsstellung zu gestalten.

Die praktische Konsequenz ist klar: Verlangt die Ausschreibung K-Blätter mit dem Angebot, sollten sie vollständig und widerspruchsfrei innerhalb der Angebotsfrist abgegeben werden. Auf eine spätere Verbesserungsmöglichkeit darf nicht vertraut werden.

Die Ausschreibung entscheidet

Legt die Ausschreibung fest, dass bestimmte K-Blätter zwingend mit dem Angebot vorzulegen sind oder ihr Fehlen einen unbehebbaren Mangel bildet, muss diese Vorgabe rechtzeitig geprüft werden. Wird sie nicht fristgerecht angefochten, wird sie grundsätzlich bestandsfest.

Bei unklaren Festlegungen sollte vor Ablauf der Angebotsfrist eine Bieterfrage gestellt werden. Zweckmäßig ist es, die eigene Auslegung anzuführen und deren Bestätigung zu verlangen.

Sind Kalkulationswerte sowohl im Angebotsformular als auch in K-Blättern einzutragen, müssen grundsätzlich beide Vorgaben erfüllt werden. Eine fehlende Angabe kann nur dann behebbar sein, wenn der betreffende Wert aus einer anderen Angebotsunterlage eindeutig und ohne Entscheidungsspielraum hervorgeht.

Einheitliche Angebotskalkulation

Widersprüche zwischen Angebotsunterlagen

Besonders gefährlich sind voneinander abweichende Angaben, etwa

• unterschiedliche Mittellohnpreise im K3- und K7-Blatt;
• abweichende Gesamtzuschläge im K2-, K3- und K7-Blatt;
• unterschiedliche Lohnanteile in Angebotsformular und K7-Blatt;
• nicht übereinstimmende Regielohnzuschläge oder
• Abweichungen zwischen Leistungsverzeichnis und Begleitschreiben.

Ein Widerspruch ist nicht automatisch unbehebbar. Lässt sich der tatsächlich gewollte Wert objektiv eindeutig ermitteln und liegt nur ein offensichtlicher Übertragungs- oder Rechenfehler vor, kann eine Aufklärung zulässig sein. Müsste der Bieter nach Angebotsöffnung zwischen mehreren Werten wählen, würde das Angebot dagegen inhaltlich verändert.

Das K3-Tool unterstützt bei der rechnerisch konsistenten Erstellung der K2- und K3-Blätter und reduziert typische Formel-, Übertragungs- und Eingabefehler. Ergänzend kann der K3-Plausibilitätscheck die fertige Kalkulation auf auffällige, ungewöhnlich niedrige oder erklärungsbedürftige Ansätze untersuchen. Er weist damit vor der Angebotsabgabe auf mögliche Fehler und spätere Nachfragen des AG hin.

Beide Hilfsmittel ersetzen jedoch weder die Kontrolle der Ausschreibungsbedingungen noch den Abgleich sämtlicher Angebotsunterlagen.

§ 137 BVergG 2018

Was die vertiefte Angebotsprüfung untersucht

Nach § 137 BVergG 2018 muss der AG eine vertiefte Angebotsprüfung durchführen, wenn

• der Gesamtpreis im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig erscheint;
• wesentliche Positionen auffällig hohe oder niedrige Einheitspreise aufweisen oder
• sonst begründete Zweifel an der Angemessenheit der Preise bestehen.

Geprüft wird insbesondere, ob

• die direkt zuordenbaren Personal-, Material-, Geräte-, Fremdleistungs- und Kapitalkosten enthalten sind;
• Aufwands- und Verbrauchsansätze nachvollziehbar sind;
• die Personalkosten den kollektivvertraglichen Grundlagen entsprechen und
• die Preisaufgliederung betriebswirtschaftlich erklärbar ist.

Die vertiefte Angebotsprüfung ist eine Plausibilitätsprüfung und keine vollständige Nachkalkulation des gesamten Angebots. Auch ein ungewöhnlich niedriger Preis führt nicht automatisch zum Ausscheiden.

Der Bieter muss Gelegenheit erhalten, gerade jene Elemente zu erklären, die Zweifel ausgelöst haben. Erst wenn die Preise trotz Aufklärung nicht erklär- und nachvollziehbar bleiben, darf das Angebot deshalb ausgeschieden werden. Diese mehrstufige Prüfung hat der VwGH nochmals hervorgehoben: VwGH 3.9.2024, Ra 2021/04/0101.

Unterschiedliche Prüfungsmaßstäbe

Das Ampelsystem im K3-Blatt

Die Kalkulation des Personalpreises ist in manchen Bereichen genau überprüfbar, während andere Werte stärker von betrieblichen oder projektspezifischen Annahmen abhängen. Das Ampelsystem im abgebildeten K3-Blatt veranschaulicht diese unterschiedlichen Prüfungsmaßstäbe.

Rot: genau überprüfbar

Rot gekennzeichnete Werte beruhen weitgehend auf objektiven Grundlagen, beispielsweise

• Kollektivvertrag und Mindestentgelte;
• gesetzlich festgelegte Abgaben;
• kollektivvertragliche Arbeitszeiten und
• rechnerische Beziehungen im K3-Blatt.

Diese Werte müssen grundsätzlich genau stimmen.

Gelb: enger Plausibilitätsbereich

Gelb gekennzeichnete Werte enthalten kalkulatorische Annahmen, deren Bandbreite durch kollektivvertragliche, gesetzliche, betriebliche oder projektspezifische Bedingungen begrenzt wird. Dazu gehören etwa unproduktive Zeiten, Zulagen, Arbeitszeitzuschläge oder die Zusammensetzung der Beschäftigungsgruppen.

Die Ansätze müssen aus der Kalkulation, betrieblichen Erfahrungswerten oder den Bedingungen des Projekts erklärbar sein.

Grün: größerer Spielraum

Grün kennzeichnet Werte, die stärker von Organisation und Kostenstruktur des Unternehmens abhängen. Dazu können außerordentliche Überzahlungen, Personalgemeinkosten, Umlagen oder einzelne Wagnisansätze zählen.

Grün bedeutet nicht „beliebig“. Auch diese Werte müssen betriebswirtschaftlich erklärbar sein.

Das Ampelsystem ist eine fachliche Orientierungshilfe. Es ist weder Bestandteil des BVergG noch ein rechtlicher Maßstab für das Ausscheiden eines Angebots.

Keine starren Plausibilitätswerte

Vergleichswerte können Auffälligkeiten sichtbar machen, ersetzen aber keine Prüfung des konkreten Angebots.

Ein niedriger oder hoher Ansatz kann etwa durch eine besondere Unternehmensorganisation, eine projektspezifische Personalstruktur, günstige Beschaffungskonditionen, vorhandene Kapazitäten oder eine andere Verteilung von Gemeinkosten erklärbar sein. Umgekehrt ist ein Wert nicht allein deshalb plausibel, weil er innerhalb einer häufig beobachteten Bandbreite liegt.

Der K3-Plausibilitätscheck arbeitet daher nicht mit starren Zulässigkeitsgrenzen. Er ordnet Ansätze qualitativ ein und zeigt auf, bei welchen Werten eine fachliche Begründung oder eine Nachfrage des AG wahrscheinlich ist.

Vorbereitung und Schlusskontrolle

Nebenrechnungen vorbereiten

Mit dem Angebot sind jene K-Blätter und Kalkulationsunterlagen vorzulegen, die die Ausschreibung verlangt. Weiterführende Nebenrechnungen müssen nicht ungefragt vollständig offengelegt werden, sofern dies nicht ausdrücklich gefordert ist.

Sie sollten aber bereits bei Angebotsabgabe vorhanden und nachvollziehbar dokumentiert sein. Dazu zählen je nach Kalkulation insbesondere die Herleitung

• unproduktiver Zeiten und Personalnebenkosten;
• der Personalgemeinkosten und Gesamtzuschläge;
• von Leistungs- und Verbrauchsansätzen;
• von Zulagen und Erschwernissen sowie
• von Wagnis- und Preisrisikoansätzen.

Im Rahmen der vertieften Angebotsprüfung müssen diese Unterlagen die bei Ablauf der Angebotsfrist bestehende Kalkulation erklären. Sie dürfen nicht dazu verwendet werden, nachträglich eine neue Kalkulation zu schaffen.

Kontrolle vor der Angebotsabgabe

Vor dem Hochladen des Angebots sollte zumindest geprüft werden:

• Sind alle verlangten K-Blätter vorhanden?
• Wurde für jeden geforderten Mittellohn- oder Regielohnpreis ein K3-Blatt erstellt?
• Stimmen Mittellohnpreise, Gesamtzuschläge und Lohnanteile in allen Unterlagen überein?
• Sind Kollektivvertrag, Preisbasis, Kalkulationsdatum und Abgabensätze aktuell?
• Sind Formeln, Bezüge und Übertragungen richtig?
• Sind alle verlangten Felder des Angebotsformulars ausgefüllt?
• Sind die Nebenrechnungen zu den wesentlichen Ansätzen dokumentiert?
• Wurde die endgültige Dateiversion vollständig hochgeladen?

Das K3-Tool und der K3-Plausibilitätscheck unterstützen diese Schlusskontrolle. Die Vollständigkeit des Angebots auf der Vergabeplattform muss der Bieter dennoch gesondert prüfen.

Typische Fehler

• Fehlende K-Blätter werden ohne Prüfung der Ausschreibung als behebbar angesehen.
• Eine erst nach Angebotsöffnung erstellte Kalkulation wird als Erläuterung bezeichnet.
• Verlangte Felder bleiben unausgefüllt, weil ähnliche Werte in einem K-Blatt stehen.
• Mittellohnpreise oder Gesamtzuschläge stimmen in den Unterlagen nicht überein.
• Für mehrere Mittellohnpreise wird nur ein K3-Blatt abgegeben.
• Kollektivvertragswerte oder Abgabensätze sind veraltet.
• Allgemeine Benchmarks werden als starre Zulässigkeitsgrenzen verwendet.
• Aufklärungsfragen werden beantwortet, ohne die konkret beanstandeten Ansätze zu erklären.
• Nachträgliche Rechenmodelle entsprechen nicht der Kalkulation bei Angebotsabgabe.