Kostenrechnung und Kalkulation
Unternehmensdaten in Kalkulationswerte überführen
Die betriebliche Kostenrechnung sammelt und ordnet die im Unternehmen anfallenden Kosten. Die Kalkulation muss daraus jene Werte ableiten, die für die Preisermittlung eines konkreten Projekts benötigt werden.
Die ÖNORM B 2061 schreibt dem Unternehmen nicht vor, wie seine Kostenrechnung aufgebaut sein muss. Sie regelt insbesondere die Verfahren und die Darstellung der Preisermittlung in den K-Blättern.
Deshalb besteht kein für alle Unternehmen gleicher Überleitungsweg. Entscheidend ist, dass die verwendeten Ansätze
- aus betrieblichen Daten nachvollziehbar abgeleitet;
- sachgerecht den Kalkulationselementen zugeordnet;
- vollständig erfasst und
- nicht mehrfach verrechnet werden.
Die Broschüre und das Excel-Berechnungsmodell stehen im Überleitungstool – Tool 04 kostenfrei zur Verfügung.
Vorgehen
Die Überleitung in vier Schritten
1. Unternehmensdaten aufbereiten
Ausgangspunkt können insbesondere die Gewinn- und Verlustrechnung, die Kostenstellenrechnung, Lohnbuchhaltung, Stundenstatistik, Anlagen- und Gerätekosten, betriebliche Erfahrungswerte sowie Planwerte für die Kalkulationsperiode sein.
Vergangenheitsdaten sind erforderlichenfalls zu normalisieren. Außergewöhnliche, periodenfremde oder künftig nicht mehr anfallende Kosten dürfen nicht ungeprüft übernommen werden. Ebenso sind erwartete Änderungen der Kostenstruktur zu berücksichtigen.
2. Direkt zurechenbare Kosten abgrenzen
Kosten, die einem Projekt, einer Kostenart oder einer Leistung unmittelbar zugeordnet werden können, sind grundsätzlich direkt zu erfassen. Erst die nicht unmittelbar zurechenbaren Kosten müssen über Zuschläge oder Umlagen verteilt werden.
3. Gemeinkosten strukturieren
Je nach betrieblicher Kostenrechnung können insbesondere Geschäfts-, Personal-, Material-, Geräte-, Fertigungs- und projektbezogene Gemeinkosten unterschieden werden.
Für jede Kostengruppe ist festzulegen, auf welche Bezugsgröße sie umgelegt wird. In Betracht kommen beispielsweise Personalkosten, produktive Stunden, Materialkosten, Gerätekosten oder andere geeignete Kostenträger.
4. Werte in die K-Blätter übertragen
Die ermittelten Werte können abhängig von ihrer sachlichen Zuordnung insbesondere berücksichtigt werden
- als Geschäftsgemeinkosten im K2-Blatt;
- als besonderer Zuschlag in der frei bezeichenbaren Spalte D des K2-Blatts;
- als Personalgemeinkosten oder besondere Umlage im K3-Blatt;
- als Materialgemeinkosten im K4-Blatt oder
- als Gerätegemeinkosten im K6-Blatt.
Das Überleitungsmodell zeigt mögliche Zuordnungen. Es gibt keine für jedes Unternehmen zwingende Verteilung vor.
Unternehmens- und Projektwerte
Durchschnittswerte für das konkrete Projekt prüfen
Die Kostenrechnung liefert regelmäßig Durchschnittswerte des Unternehmens. Für die Kalkulation eines konkreten Projekts müssen sie geprüft und erforderlichenfalls angepasst werden.
Abweichungen können sich beispielsweise aus Projektgröße und -dauer, Personaleinsatz, Baustellenorganisation, Geräte- oder Logistikanforderungen, Vorfertigung, projektspezifischen Risiken sowie Zahlungs- und Vertragsbedingungen ergeben.
Ein betrieblicher Durchschnittswert ist daher ein Ausgangspunkt, aber nicht automatisch der richtige Projektwert. Die Anpassung darf allerdings nicht dazu führen, dass Gemeinkosten ungedeckt bleiben. Werden Kosten aus einer Zuschlagsbasis herausgenommen, muss geklärt sein, ob und wie sie anderweitig verrechnet werden.
Plausibilitätskontrolle
Typische Fehler vermeiden
- Werte der Gewinn- und Verlustrechnung werden ohne Normalisierung übernommen.
- Direkt zurechenbare Kosten werden unnötig als Gemeinkosten verteilt.
- Gemeinkosten werden gleichzeitig mehreren Zuschlägen oder Umlagen zugeordnet.
- Geschäftsgemeinkosten und projektbezogene Gemeinkosten werden nicht getrennt.
- Nicht verkaufbare Zeiten bleiben bei stundenbezogenen Umlagen unberücksichtigt.
- Historische Durchschnittswerte werden ungeprüft auf ein besonderes Projekt übertragen.
- Eine Kostenkomponente ist bereits im Personal-, Material- oder Gerätepreis enthalten und wird zusätzlich über das K2-Blatt verrechnet.
- Die verwendeten Bezugsgrößen passen nicht zur Kostenverursachung.
- Die Ergebnisse der Nebenrechnung stimmen nicht mit den eingereichten K-Blättern überein.
In Kürze
Die wesentlichen Aussagen
- Die Kostenrechnung liefert die betrieblichen Ausgangsdaten für die Kalkulation.
- Vergangenheitsdaten müssen für die Kalkulationsperiode aufbereitet werden.
- Direkt zurechenbare Kosten sind von Gemeinkosten zu trennen.
- Gemeinkosten können unterschiedlichen Kostenarten und K-Blättern zugeordnet werden.
- Unternehmensweite Durchschnittswerte sind für das konkrete Projekt zu prüfen.
- Die ÖNORM B 2061 regelt die Darstellung, aber nicht den individuellen Aufbau der Kostenrechnung.
- Doppelverrechnungen und ungedeckte Kosten sind zu vermeiden.
- Tool 04 stellt die Broschüre und das anpassbare Excel-Berechnungsmodell bereit.