Von der Kalkulationsfreiheit zur Erklärungspflicht
Kalkulation ist ein Blick in die Zukunft
Info 22 zeigt, dass die ÖNORM B 2061 keine einzig richtige Kalkulationsmethode vorgibt. Unternehmen dürfen ihre Kalkulation an die eigene Kostenrechnung, Organisation und Preisstrategie anpassen.
Eine Kalkulation bildet nicht bereits eingetretene Kosten ab. Sie nimmt künftige Verhältnisse vorweg und beruht daher auf Annahmen über Leistungsansätze, Verbrauch, Personaleinsatz, Ausfallzeiten, Beschaffung und Risiken. Diese Annahmen müssen nicht später exakt eintreten. Sie müssen aber bei Angebotsabgabe sachlich vertretbar sein und bei Nachfrage plausibel erläutert werden können.
Mathematische Rechenoperationen, Übertragungen und Verknüpfungen müssen selbstverständlich richtig sein. Daraus folgt aber nicht, dass auch die zugrunde gelegten Zukunftsannahmen mathematisch exakt bestimmbar wären.
Ordnungsgemäße Kalkulation
Plausible Annahmen und eine widerspruchsfreie Systematik
Eine ordnungsgemäße Kalkulation setzt insbesondere voraus, dass
- die Vorgaben der Ausschreibung eingehalten werden;
- die erwarteten Personal-, Material-, Geräte-, Fremdleistungs- und sonstigen Kosten berücksichtigt sind;
- Mengen-, Leistungs- und Verbrauchsansätze auf nachvollziehbaren Annahmen beruhen;
- kollektivvertragliche und gesetzliche Vorgaben richtig erfasst sind;
- Gesamtzuschläge und Umlagen schlüssig zugeordnet werden;
- K-Blätter, Nebenrechnungen und Leistungsverzeichnis eine einheitliche Kalkulation erkennen lassen und
- wesentliche Annahmen bei Angebotsabgabe feststehen und dokumentiert sind.
Ein Erfahrungswert oder eine fachliche Einschätzung kann eine taugliche Kalkulationsgrundlage sein. Das bloße Eintragen eines gewünschten Werts ohne erklärbare Annahme oder sachlichen Bezug ist hingegen keine belastbare Kalkulation.
Lohnnebenkosten
Widersprüchliche Erklärungen gefährden das Angebot
Im Verfahren VwGH 18.6.2023, Ra 2020/04/0146, ging es insbesondere um Lohnnebenkosten und die angesetzte Zahl der Ausfalltage wegen Krankheit.
Das Verwaltungsgericht Wien hatte das Ausscheiden des Angebots als rechtmäßig beurteilt. Der Bieter habe weder ausreichend erklären können, wie das Angebot kalkuliert worden sei, noch die Kostendeckung nachvollziehbar dargestellt. Außerdem seien im Verlauf der Aufklärung mehrfach unterschiedliche Begründungen für einzelne Ansätze gegeben worden.
Der VwGH wies die Revision zurück. Tragend war, dass das Erkenntnis des VGW jedenfalls auf dieser Alternativbegründung beruhte und keine Rechtsfrage von grundsätzlicher Bedeutung aufgezeigt wurde.
Die Entscheidung begründet keine starre Vorgabe, wonach jede Kalkulationskomponente einem allgemeinen Vergleichswert entsprechen muss. Sie zeigt aber: Wird eine Annahme beanstandet, muss der Bieter seine ursprüngliche Kalkulation schlüssig und widerspruchsfrei erklären können.
Nachprüfbarkeit
Eine Bekräftigung ist noch keine Aufklärung
Auch das VGW 11.3.2024, VGW-123/077/1731/2024, betont die erforderliche Nachprüfbarkeit. Die Antwort des Bieters bestand im Wesentlichen in der Bekräftigung, die Lohnkosten seien richtig kalkuliert. Das Gericht sah darin keine ausreichende Aufklärung.
Eine geeignete Antwort sollte daher
- auf jede konkret beanstandete Annahme eingehen;
- deren betriebliche oder projektspezifische Grundlage erläutern;
- verwendete Erfahrungswerte und Zusammenhänge nachvollziehbar darstellen;
- mit den bei Angebotsabgabe bestehenden Unterlagen übereinstimmen und
- erkennbare Widersprüche ausdrücklich auflösen.
Wechselnde Begründungen erwecken den Eindruck, dass die maßgebende Annahme bei Angebotsabgabe nicht feststand oder die Kalkulation erst nachträglich geschaffen wird.
Eigenkontrolle
Annahmen vorbereiten, aber nicht ungefragt offenlegen
Weiterführende Nebenrechnungen und Unterlagen müssen nicht ungefragt mit dem Angebot vorgelegt werden, sofern die Ausschreibung dies nicht verlangt. Die wesentlichen Annahmen und ihre Herleitung sollten aber bereits bei Angebotsabgabe dokumentiert sein.
Dazu können insbesondere Erfahrungswerte zu unproduktiven Zeiten, die Annahmen zu Personalnebenkosten und Personalgemeinkosten, die Überleitung aus der Kostenrechnung, Leistungs- und Verbrauchsansätze sowie Lieferanten- und Nachunternehmerangebote gehören.
Das K3-Tool unterstützt die rechnerisch richtige und konsistente Erstellung der Personalpreiskalkulation. Ergänzend untersucht der K3-Plausibilitätscheck das K2- und K3-Blatt auf auffällige oder erklärungsbedürftige Ansätze und weist auf mögliche Nachfragen des AG hin. Er bestätigt weder die Richtigkeit der Annahmen noch die vergaberechtliche Zulässigkeit des Angebots.
Auch eine wettbewerbsorientierte Preisstrategie bleibt zulässig. Gewinn, Wagnis und Deckungsbeiträge können entsprechend der betrieblichen Situation festgelegt werden. Objektiv erforderliche kollektivvertragliche oder gesetzliche Kosten dürfen hingegen nicht durch unbegründete Annahmen zum Verschwinden gebracht werden.
In Kürze
Die wesentlichen Aussagen
- Eine Kalkulation ist eine zukunftsgerichtete Einschätzung.
- Kalkulationswerte beruhen regelmäßig auf Annahmen, nicht auf exakt berechenbaren Größen.
- Annahmen müssen bei Nachfrage plausibel und widerspruchsfrei erläutert werden können.
- Mathematische Rechenoperationen und Übertragungen müssen richtig sein.
- Die Preisprüfung kann bis zu einzelnen Ansätzen des K3-Blatts reichen.
- Eine bloße Bekräftigung, richtig kalkuliert zu haben, ist keine ausreichende Aufklärung.
- Nebenrechnungen müssen nicht ungefragt offengelegt, sollten aber bei Angebotsabgabe vorhanden sein.
- Der K3-Plausibilitätscheck zeigt auffällige Werte und mögliche Aufklärungsfragen auf.